Il procedimento di inserimento dei dati è stato studiato per essere molto semplice.
L'utente viene guidato all'inserimento dei dati dal sistema.
La modalità di inserimento può essere verticale o orizzontale:
- la modalità orizzontale comporta l'inserimento di tutti i dati procedendo per categorie (tutti i dati dell'azienda, tutti i dati delle sedi, tutti i dati dei locali, tutti i dati degli utenti, tutti i dati degli elaboratori elettronici, ecc.) ed effettuando il collegamento logico tra i dati solo al passaggio da una categoria alla successiva;
- la modalità verticale permette di inserire i dati primari di un soggetto (l'azienda) andando a collegare subito i dati relativi alle varie realtà collegate all'azienda e di fatto "nidificando" i dati ovvero, per esempio,
inserimento dei dati aziendali,
inserimento dei dati della sede 1,
inserimento dei dati del locale 1 della sede1,
inserimento dei dati del locale 2 della sede1, ecc.
quindi inserimento dei dati della sede 2 ed i relativi locali e così via.
E' in ogni caso il sistema che si occupa di portare l'utente passo dopo passo alla redazione del documento lasciando sempre libera la possibilità di inserimento dei dati in modalità orizzontale o verticale.
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| Gli step che portano alla redazione del documento sono: |
 ingresso ed autenticazione fornendo le credenziali elettroniche (username e password) che vi indicheremo |
| dati aziendali del soggetto per il quale viene redatto il documento |
| dati sedi |
| dati locali |
| dati utenti (coloro che collaborano con l'azienda o sono i dipendenti della stessa) |
| dati corsi di formazione (sono presenti corsi preimpostati ma è possibile anche inserire corsi personalizzati) |
| dati elaboratori elettronici |
| dati memorie di massa (hard disk, cd rom, dvd rom, ecc.) |
| dati inerenti ai trattamenti dati effettuati in azienda |
| dati modalità realizzazione copie di backup |
| profilazione del trattamento dati (dove si effettua, chi lo effettua, con che hardware, ecc.) |
| la verifica dell'ottemperanza della legge è effettuabile in ogni sezione della piattaforma (azienda, sedi, locali, utenti, hardware, ecc.) semplicemente cliccando un bottone e rispondendo alle domande poste. |
| In un secondo tempo viene redatto il documento complessivo che riassume quanto inserito, analizza se sono soddisfatte le misure minime di sicurezza ed indica quali misure minime non sono soddisfatte. |
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